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人力资源管理系统与EXCEL的区别

文章发布者:科艺嘉       发布时间:2016-01-29 09:40:52

  • 人力资源管理软件与EXCEL的区别

    注:后边另附原文《为什么要用HR系统,而非Excel进行HR管理》

    Excel 是微软办公套装软件的一个重要的组成部分,它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作,广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。

    HR系统指汇集成功企业先进的人力资源管理理念、人力资源管理实践、人力资源信息化系统建设的经验,以信息技术实现对企业人力资源信息的高度集成化管理与解决方案。

    EXCEL是随性灵活的快速‘手工’, 管理软件要改变的绝不仅仅是效率. EXCEL与管理软件计薪模块二选一?用途不同,可互相配合使用;先有EXCEL试算公式准确后,才能上系统,固化流程管理。

    Excel优点特性:修改数据灵活;工作人员一般已具备一定的操作水平;改变报表、图表格式简单快速;软件价格相对便宜一些;

    HR软件计薪模块的优点特性:集成化,可与考勤,宿舍,报险,奖惩,员工档案等模块数据直接联动,所有数据直接共享;流程控制,在线审批;查询方式更灵活;数据更安全可靠保密性高; 具有操作日志便于追踪还原;协同操作时效率高;能适用累积的海量数据.


    HR软件与EXCEL优势:

    1、信息共享平台

     KYJ人力资源管理软件是一个系统,是企业人事信息的存储中心,在这个存储中心,可以根据不同岗位不同人员设置不同的信息共享,信息既是透明的却又是不可视的,既能保证信息的及时传输又能使信息共享最大化。

    但Excel做成的文件是以个体存在的,没有很好的联系起来,不能实现信息的集成,Excel中要实现信息的共享只能通过设置共享文件夹来实现,共享文件夹会带来很大的风险,可以利用一些方法破解共享密码,窃取信息、破坏信息。

    举例:人力资源部的考勤数据,工资数据,员工的个人信息(请假,加班,年假,奖惩,个人的晋升等),相关人员都需要了解。这些在KYJ人力资源管理软件中很容易共享,但在EXCEL中就需要关联出多个SHEET。


    2、数据的重复利用

    相同或相关联数据一次输入多次复核是科艺嘉人力资源管理软件优于Excel的一个明显特点,这样的数据引用模式既减少的输入的工作量提高了工作效率,同时还可以减少数据的输入错误,最大程度上保证了业务数据的准确度。而Excel不能很好的实现数据的重用,每次用到都要重复输入,既增加了工作量,也增加了出错的概率。


    3、流水痕迹的记录

    科艺嘉人力资源管理软件中对业务流程中每个关键点的操作都会纪录相应的流水痕迹记录,包括对各个信息的修改,是谁修改的,修改时间都有历史记录。这样一方面可以根据流水查业务发生纪录,另外一方面可以加强对业务数据进行管理。

    举例:Excel中,考勤记录不符,在Excel中很方便的就可以修改,并且没有任何修改纪录,这样就不会暴露仓库管理中的漏洞,管理者也很难及时的采取措施,长期下去,必定会给企业带来严重的危害。


    4、数据计算能力

    科艺嘉人力资源管理软件中显示给用户的都是结果或者数据的采集窗口,而结果的由来可能是经过复杂的计算得来的,这些计算都是在软件内部进行处理的,使用者看到的就是想看的结果,而不用去手工设计公式、手工计算。简单的计算Excel中是可以通过设置公式来自动计算的,可是复杂的计算,在 Excel中是无法进行的。


    5、查询、报表呈现角度

    科艺嘉人力资源管理软件中查询条件、报表呈现是可以根据使用者的个人习惯进行设定,查询方式更是多样化,有模糊式查询、有精确式查询、有单独条件查询、有多条件组合查询、按方案查询、多样化的查询方式和自定义的查询条件能快速的找出用户的目的数据,节约了查询时间,提高了工作效率。而报表更是根据个人爱好设定需显示栏位及呈现格式。

    举例:公司人力成本分析统计、按部门统计、按职位级别统计…,这些在科艺嘉人力管理系统中中只要一张报表就可以多角度分析,而EXCEL中只能分SHEET才能实现。


    6、数据安全与权限管控

    使用科艺嘉人力资源管理系统的一个明显好处就是数据安全的增加,业务数据是一个企业立足商场的基础,这些数据对一个企业来说至关重要,这些数据是企业运行多年的积累,对企业的作用是无法衡量的。科艺嘉人力资源管理系统把这些数据统一保存在一台服务器上,并以编码的方式保存在数据库中,一方面可以防止数据的丢失,更重要的可以防止数据的流失,导致企业信息的外泄,对企业的市场竞争带来很大的危害。而用Excel纪录的数据,都放在一个个分散的电脑中,一旦电脑出现故障就会导致数据的丢失,由于数据没有集中管理,很容易使数据外流。


    7、智能提醒

    智能提醒是科艺嘉人力资源管理软件与 Excel的又一明显区别。通过智能提醒提示用户对异常数据进行处理,找出产生异常数据的原因,从而快速的解决问题,把对企业的危害降到最低。而Excel就无法实现这个功能。


    8、管理思想的体现与执行控制

    科艺嘉人力资源管理软件是“管理实际工作过程”,具有全程必要的“拟人思维逻辑运算能力”,是人力资源部实际管理流程的系统化表现。而科艺嘉人力资源管理软件十分擅长这样的“逻辑关联运算”,从而代替工作人员“人为的跑动通知”。


    为什么要使用HR系统,而不使用Excel进行人力资源管理?

    理由一:数据存储与安全性

    HR系统比Excel更适合于数据存储,便于企业内部长期的数据管理,以利于后期根据历史数据,分析企业内部的情况,为领导层的决策提供有力的依据。

    HR系统在安全性方面,也比Excel高出许多,避免了我们将Excel存放在我们电脑上以后,很容易受到病毒的侵害,导致Excel文件的损坏,或是因为操作员工的误操作,导致数据的丢失等意外事件的发生;

    HR系统也能通过权限管理对数据进行掌控,只让相应的人员看到相应的信息,不将过多的企业机密暴露在太多人员的面前,而科艺嘉HR系统不是单纯的靠密码来保护我们的数据安全HR系统会对每一个操作过系统的人员信息进行记录,并将相关的操作进行保存,便于在发现异常情况后,进行恢复工作。


    理由二:数据处理的量与数据存储容量

    平时我们所使用的Excel能较好的处理一些小数据量的文件,但当数据量达到1万条以后,Excel的处理速度和效率将会慢慢感觉很吃力,对电脑的性能也是个不小的考验,而如果我们在Excel中应用了大量的公式和宏,那么速度和稳定性将会大打折扣;

    对于一些长期使用Excel的企业来说,由于长期以来,数据都是分别放置在不同的Excel文件中,所以经常要使用表间关联等功能,以获得需要的统计数据,这也考验着电脑的性能与操作人员的技术水平;

    由于单个Excel无法存储过多的数据,否则容易导致文件崩溃,或是打开速度奇慢,我们只能将这些数据存放于不同的文件中,但如果突然有一天要查询一个很久以前的数据信息,想再去查找这个文件的时候,必然会耗费大量的时间在这上面;

    而使用HR系统以后,所能处理的数据的量将会得到大幅的提升,只要有足够的硬盘空间,HR系统便能存储更多的数据;处理这些大数据量的信息时,也不再需要很长的时间等待,HR系统将为我们的工作带来质的变化。


    理由三:软件技术所面向的应用面

    具体应用方面,我们使用Excel来分析小批量数据是很强悍的,它里面内置的那么多函数几乎可以满足现实中90%以上的数据分析需要,而且它的数据报表功能灵活,加上它足够简单,甚至数据透视图可以让一个中学生轻易地汇总出一张小型报表,这就是Excel最大的优点。
    但如果使用Excel作为企业长期存储数据和大批量数据分析,就会给企业带来灾难性的后果(原因在其它几点中均有提及),因为Excel只能作为桌面型的数据库来使用,你任何的查询都导致全部数据的重新计算,不仅电脑疲于奔命,CPU占用高,内存的负担也很大。

    你可以在1万条记录里面进行SQL检索,采用HR系统跟Excel的数据返回速度完全不在一个档次上。Excel最初的设计理念就是一个应用软件,主要帮助我们做日常的办公操作,而HR系统的理念却是一个系统,能够帮助我们从全局的角度,对企业内部的数据进行管理,并对内部的人力资源进行合理的规划,利于高层对企业内部进行掌控,通过信息化的管理,将企业的发展带上一个新的台阶。


    理由四:数据查询的快捷性、便捷性

    我们所使用的Excel在数据查询方面,严重受到数据量和使用时间的制约,当数据量还不是很大的时候,查询的速度较快,但随着使用的时间越来越久,对于数据的查询,要使用到多个表中的数据时,将会慢慢感到很吃力,如果这多个表还存放于不同的文件夹中的时候,问题将更为烦琐;而且对于数据的时效性来说,通常我们如果通过Excel进行数据交换,我们在处理完以后,还要将Excel发给同事,才能进行处理,而使用科艺嘉HR系统以后,只要我们完成部分工作,同事便能马上通过另一端实时的看到数据的变化,快速的对数据进行处理,提高我们的工作效率。


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