零售连锁行业人力资源管理系统解决方案 - 科艺嘉人力资源软件系统|eHR_OA_一卡通 
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  • 零售连锁业科艺嘉人力资源管理系统解决方案

    eHR(ElectronicHuman Resource)是电子化人力资源管理系统的英文缩写,是企业通过信息技术,对人力资源各个方面进行管理(记录、分析和处理)的一种软件,其目的是通过提高企业人力资源管理水平,充分发挥人力资源的效益,使人力资源更有效地服务于企业目标。


    零售连锁行业的现状及存在的问题


    当前零售企业的竞争已经不仅仅是资金链和供应链的竞争,本质上更是人才链的竞争; 如果没全程供应链管理、品类管理、ECR、自有品牌管理、战略性顾客价值管理、RFID的核心人才留用制度;没有主管店长督导经营梯队持续培育体系是不可能谈零售连锁的业态创新和差异化战略;无法谈多元化和国际化经营。


    零售连锁行业的人力资源管理有别于其它行业的人力资源管理,零售连锁是规模经济模式、强大标准化复制,快速扩张;以顾客为导向、专注细节、分工复杂的资金密集和技术密集、劳动力密集的行业,有上述的行业特点。正是连锁行业这些特点,其对人力资源管理也带来了工作量大、战线长、人力资源管理制度落地成本大等问题

    零售连锁业面临的人力资源管理的现状

    零售连锁店,旗下有几家乃至几十、几百家分店,目前在人力资源管理方面存在如下困难:

    1、人员调动和员工考勤业务:每月由店长在当月工资结算日之前报到企业人资部,由人资部薪资组成员进行审核,就考勤卡一项每月就要审批无数张,人员变动信息由薪资组统一根据店长提交的纸质文件在薪酬系统进行统一调整。

    2、薪资业务:每月各店面薪资必须先由人资部把各店面人员导出,以EMAIL形式发空表到各店面,由各店面填写员工考勤数据,店长填写完考勤部分数据后再以Email反馈给人资部,然后人资部根据店面提交的考勤卡核员工的考勤数据,最后计算工资,发放。

    3、绩效业务:绩效工资由人资部专人对员工绩效考核打分,没有完整的绩效体系


    科艺嘉人力资源eHR系统解决方案

    ① 针对零售连锁行业的现状,以集团多业态和多经营模式来整体规划人力资源管理体系和制度,各区域、各门店分散执行;

    ② 关注员工的快速培育和职业规划从而提升员工对企业的满意度和忠诚度,

    ③ 降低核心人才的流动率;通过企业长期持续建设门店与核心职能部门的人才梯队来支撑门店的快速复制;

    ④ 以企业经营战略和组织核心能力提升为目标层层落地为门店和职能部门的业绩目标和管理目标,并联动员工和管理层的晋升,薪酬,奖金和发展规划,从而通过人才竞争力的提升来驱动组织快速和良性发展,从而提升企业竞争力.

    科艺嘉人力资源e-HR管理系统是基于Web的全BS架构解决方案:

    1) 以组织管理、岗位体系、人力规划、岗位胜任能力素质模型管理为核心,以人事、考勤、薪资、保险福利为基础管理模块,培训、绩效、招聘、岗位阶梯、企业人才储备库和核心员工职业生涯规划为进阶模块实现零售连锁行业人力资源的规范化、体系化、自动化业务处理;

    2) 辅以人力资源OA协同办公审批流程管理,企业文化、,员工、经理人自助、报表、智能分析、邮件和短信实现零售连锁行业的人力资源管理。门店和其它职能部门的员工及经理人、企业高层全员参与的协同人力资源管理,从而提高人力资源管理效率,降低管理和用人成本,促使HR从事务性管理到战略性管理过渡.

    系统架构说明

    宽带接入模式:分只要可以上网即可,上网方式可以不固定(拨号、宽带均可)。总部上网方式要求是专线宽带接入(服务器也可以采用托管方式),由于传送的数据量很小,对带宽要求不是太高。(如下图所示)


    VPN结点模式:总部与分部之间建立虚拟专用网络(即VPN),均可连接到Internet网络,且总部服务器IP地址也可以被访问到。(如下图所示)


    方案说明:科艺嘉web人力资源管理系统采用 HTTP 协议,由客户端或考勤机主动发起向服务器连接和数据传送请求:支持复杂的网络接入方式:如ADSL/ISDN/远程Modem拨号接入、ISP专线等等。支持广泛使用的Web访问方式:如路由、NAT、Http代理等等。网络防火墙通常打开Web访问的HTTP协议端口,从而客户端或考勤机到服务器的访问几乎不受限制。

       员工考勤后,考勤数据自动上传到服务器;新录入的员工指纹、信息资料自动备份到服务器,可设置为如下几种方式进行传送:

      1、实时上传到服务器;

      2、考勤机间隔一段时间(如5分钟)检查并传送新考勤数据;

    3、设定几个时间定时检查并传送新数据;

    仅仅是新的数据被传送,已经传送过的数据不会自动传送,但可以从服务器上要求重新传送;如果网络暂时不能正常联接,在恢复连接后数据会自动重新传送。数据通常是打包在一起成批传送的,从而降低网络连接的开销,因为网络问题而传送失败的数据会重新被传送,直至成功为止。数据上传下载不影响正常的操作,只有在通过服务器大批量下发人员指纹到考勤机时,才会稍微减慢考勤考勤速度。

    就考勤而言,在一台机器上登记的用户和指纹可以自动传送到另一台机器上进行备份,从而一个地方多台考勤机时,员工只需在其中一台上登记指纹就可以在另一台上比对;一个考勤点多台机器,相互备份人员数据,除了提高使用效率,也降低其中一台意外损坏时的不能考勤的风险。

       可以按需要配置为:在自己的默认考勤机上考勤时,直接按指纹即可;在其他考勤机上考勤时,首先输入自己的ID号码,然后再按指纹;在配置有读卡功能的机器上,输号码的方式可以用刷卡(ID卡/Mifare卡/HID卡)代替。

    该系统可以方便的导入导出人员,批量增加、更新、删除人员,灵活的调整人员。而且在研发过程中考虑到科艺嘉V10考勤模块已经有了广大的使用者,并且它的考勤功能已经得到了大家的认可,所以它的考勤模块沿袭了科艺嘉V10版的优秀功能和操作方式,免去了重新学习的过程。

    拥有一套详细的用户权限分配方式,并配合各种操作日志可以方便的对系统进行管理。

      此系统可以支持英文、简体中文、繁体中文等多国语言,方便世界各地分进行管理。

    技术架构

    1、系统采用SQL数据库,即总拥有企业所有员工所有人事信息数据库

    2、系统采用B/S模式。实现企业所有员工考勤工资的快速计算,并适应HR管理需求灵活变化的特点,又使总部掌握各分店状况。管理模式采用总集中管理方式

    3分店员工使用自己的系统用户名和密码,可以按权限访问企业应用服务器和数据服务器,只要连上Internet网就可以通过账号验证进入系统。


    连锁企业人力资源系统技术架构图

    系统模块简介

    v 自助管理

    a. 通过员工自助,员工可以在线查看和修改个人信息、出勤状况、没有薪资发放和社保缴纳状况、未来培训计划和职业规划等信息;并可参与公司的内部招聘、公共课报名和HR服务满意度调查.

    b. 门店和职能部门负责人可以通过经理人自助查看下属员工的在职信息、编制状况、出勤状况、培训和绩效记录等;并为门店员工进行排班、门店借调、提请招聘需求、编写培训计划、确认当期绩效管理KPI和发起员工异动申请等;经理人还可参与流程审批,查看下属合同到期提醒等。

    c. 管理层可以从总部大区域事业部城市片区门店角度查看所有经营单元的集团人力资源在总量、结构、素质、流动及配置方面的状况;可以管理门店经营业绩对比人力资本KPI.;并参与确认人力资源核心员工晋升、外派、离职、人力预算、一二级经营单位的KPI等的确认.

    v 组织规划

    ① 支持零售连锁企业构建构建功能导向(比如职能管理部门和门店经营)组织架构,也支持建立事业部导向的组织架构,可以实现区域+职能矩阵管理,可从区域,经营业态和经营方式、多品牌、多公司来构建组织架构,规范化组织复制管理规则。

    ② 可从管理职能和门店经营2大视角来规划企业的职务、职等和职位体系,并设定对应的工作说明书和能力素质要求、绩效KPI、培训课程体系和职位发展通道.

    ③ 从工种、职位及门店、部门角度编制用人需求,并随时盘点各门店缺编状况, 关联招聘系统发布职缺需求.

    v 人事管理

    1.提供从员工入职、试用、调动、,晋升、外派、留职、,离职、复职、退休的全过程管理.全面记录员工职业周期内的任职、家庭、教育、培训、绩效、合同等相关信息,并可结合报表平台自定义格式信息输出.

    2.可按零售企业的需求定义员工结构,如从用工种类(全职、临时、促销)、员工编制属性、经营品牌角度管理员工; 可以通过细分职能性质(如总部职能、区域职能、门店职能、门店)来精细化控制管员比和管店比.

    3.考虑到零售连锁行业大规模用工和旺季销售,企业会聘用劳务派遣和零时工,对此科艺嘉人力资源系统管理平台可对其合同、异动、薪酬、考勤做差异化管理;

    4.考虑到门店人力和经营及新门店支持门店员工借调或外派,同时系统支持其对应的成本分摊,薪资两地发放及考勤借调或外派处理.

    5.零售连锁行业往往多业态和多区域、多模式经营,系统支持按业态和区域进行不同管理单元切分,各自进行独立管理.

    v 考勤管理

    a. 根据零售连锁行业用工模式和员工种类来自定义多种考勤模式,可自定义员工的班别、,打卡、月标准工时及迟到、早退、加班、津贴规则.根据这些自定义规则,系统可自动计算假勤结果,并经门店两级核实后自动转入薪资,从而提升考勤计算效率,降低出错率和处理时间.

    b. 针对零售连锁行业门店员工经常从门店进出,为核实员工有效产出,可提供针对性的综合工时解决方案,总部、区域和各门店通过综合工时的配置都可以监控并确认每个员工实际在门店的工作总时数,并比对该员工的月或周标准工时及排班总工时进行对应的转加班或转调休或扣款处理,从而控制门店用人成本.

    c. 如果门店员工离职,单门店没有更新在职状态,考勤系统通过刷卡机不能获取到刷卡数据,那么系统会自动发现这些异常,总部和区域可以监控到这些异常,从而停发这些员工的薪酬,从而可以避免离职员工继续发放薪资的严重问题.

    v 薪资管理

    ① 为支持总部有效监控各区域门店的薪酬发放,系统支持首先汇总所有业态和区域员工薪资科目,总部可以确认薪酬是集中发放还是授权区域发放,总部异常监控.系统也可以支持把各区域门店核心员工(比如主管级以上)的薪酬总部发放,其它员工区域发放的规则.

    ② 考虑到等级、区域等差异,在总部统一规范薪酬架构,可以按区域、员工等级、业态、工种等角度建立宽带或薪点体系,并结合员工的晋升、区域外派、工种调整来自动化处理;并可结合实际发放和薪酬体系进行对比分析.

    ③ 在总部统一整体规划薪酬体系的基础上,可以按用工模式(比如合同工、门店学生外籍员工等)、员工层次、职位性质(比如门店业务、门店职能)来自定义计薪模式,对薪资发放周期、计算规则、科目分配等做差异化管理,并支持授权到各门店,各门店间彼此保密.

    ④ 为降低薪资发放处理的复杂性,提高处理效率,系统支持自动引用员工属性(比如工龄、入离职状态、工种、职务、所在组织属性等),并且员工的假勤、绩效、奖惩数据可加入薪资计算,并支持用户按图形化导航一步步处理计算.

    ⑤ 为监控门店薪资发放是否合理,系统可通过工作量总部或区域总部确认后再转入银行,也支持通过管理报表监控区域门店每月薪酬发放走势及浮动薪酬变化及考勤异常等方式监控异常.

    v 培训管理

    1) 支持从培训预算、培训课程、讲师体系、培训计划、培训开班、员工网上报名、培训结业、培训结果记录、培训后期问卷追踪的全过程管理。

    2) 零售连锁企业可以从总部通用课程,门店经营专业和管理课程, 职能部门专业和管理课程等角度以e-Learning, OJT,总部远程培训,外训,门店集中培训,认证等方式来建立门店快速复制的培训体系.

    3) 通过员工岗位及发展阶梯角度将课程关联到对应的能力素质项,从而实现培训和360度能力评估,全面绩效管理,员工职业规划的关联,既可以做大针对员工能力瓶颈和发展进程来做精准培训,还可以持续跟踪培训对员工能力和绩效的变化.

    4) 为支持”多出人才,快出人才”门店或管理部门员工的晋升和调动关联该员工对应总学分的积累及该新岗位或新等级对应必选课程的培训成绩, 同时培训系统支持建立企业内部员工和外部聘请的讲师体系, 并记录内外讲师的培训评价作为续聘或内部调整的参考.

    v 绩效管理

    1.系统支持以能力素质,业绩BSCKPI,行为跟踪评估3种方式来实现全面管理,零售连锁企业可以根据行业或企业核心竞争力(比如客户导向)从专业,通用,领导力方面来构建企业胜任能力模型, 并配置门店和管理部门下各岗位的能力素质要求。系统支持按组织或岗位配置对应的业绩,能力考核模板.

    2.系统支持门店经营绩效和员工个人绩效两条线独立绩效管理,系统支持按PDCA循环流程对员工或组织进行360度评估和业绩考评,考评结果可自动转入薪资管理系统影响员工的奖金发放或薪酬调整,支持以绩效九方格来进行其它的人事安排和培训.

    • 3.考虑到零售连锁行业特性,门店员工的行为表现对门店业绩公司品牌影响重大,科艺嘉人力资源管理系统提供奖惩管理模块并结合Workflow和薪酬,人事异动对员工的行为表现进行专项管理.

    v 招聘管理

    a. 系统提供从岗位编制预算,招聘申请,需求发布,应聘,简历收集,面试安排, 录用,转人事的全流程管理.

    b. 各区域门店或职能部门可以上年末按年度指定各来年的岗位的编制预算,招聘部分根据编制需求提前准备对应的招聘计划。

    c. 确认招聘计划之后,各门店或职能部门基于编制之下可以定期提出用人申请(包括招聘来源,报到周期,职位质和量的需求等)

    d. 招聘部门可以把职位需求发布到企业HR门户或外部企业门户上(提供与企业网站结合录入简历窗口).系统自动收集内外部应聘需求,并进行面试安排.并自动通知面试人员录入面试结论,最终确认后录用,核薪,转入人事系统.

    e. 针对零售连锁行业大规模用工,避免重复录用问题员工,系统提供黑名单管理,在人事离职或面试过程中都可以把曾在职员工或应聘者列入黑名单,不允许黑名单人员应聘,从而从源头避免用人风险.

    v 人才梯队与员工职业规划

    (一)系统按年度提供以门店或职能管理部门角度来规划企业核心岗位的人才梯队,可以从组织和岗位角度查看企业后备人才状况,并可定期对后备人才进行评估,晋升或移除,并可针对进行培训管理.

    (二)系统也允许从员工角度对长期绩效表现优秀的门店或管理部门员工进行职业规划,可配置对应职业辅导员,定期管理员工的职业兴趣和发展方向。

    (三)支持员工按当前岗位发展纵向发展,也鼓励员工选择其它职能线横向发展; 人力资源部门配合职业辅导员(往往由其主管兼任)定期对后备人才进行能力发展方向岗位能力优劣势评估,针对能力劣势安排对应的培训改善计划;同时定期更新可发展到新岗位的时间;

    (四)另外系统还支持记录该员工的异地工作,其它品牌意愿,从而建立支撑门店异地扩张和多品牌管理的人才体系.

    v HR流程管理

    系统提供招聘申请,员工入职,员工异动,员工离职,员工请假,加班,销假,调薪等多个HR流程,并可按员工组织层级,组织性质,员工职务,员工工种,上级岗位来自定义审批流程,从而可实现HR部门和门店,其它职能部门,总部和区域,员工和管理者之间的协同,提升人力资源管理的规范化,标准化和高效化.

    科艺嘉eHR解决方案给客户带来的价值

    • 实现零售连锁全国多区域, 多业态, 多经营模式的集中管理,提升总部管控能力

    针对零售连锁行业客户全国分点分散的集团化运作的方式,首先实现人力资源管理所有信息比如各区域直营和合资门店,区域管理部门,薪酬体系,薪酬发放,员工结构,员工编制, 员工能力掌握状况,门店经营业绩等的汇总和集中;从而打破时间和空间现状,确保总部实时对所有门店的人力资源营运状况做统一管控,确保企业良性高效放大.

    • 通过选、养、育、用、留整体联动, 建立标准化管理体系,支撑连锁企业快速复制

    既可按各经营业态差异配置门店业务和职能管理员工的标准配比, 也可从大区域城市片区门店部门角度按全职,兼职,促销员用工种类来规范各岗位的员工编制(数量需求),并可辅以对应的岗位标准工作说明书, 培训体系,能力素质模型,绩效管理模板从而形成连锁行业以岗位为核心的标准化快速复制的HR体系.从而支撑连锁企业快速复制.

    • 降低大规模用工的合规性风险和用人成本, 提升HR管理效率

    通过总部对各区域员工的合同,加班,年休假,工伤赔偿,员工社保,最低薪酬,员工流动,员工奖惩等全面流程审批和异常监控做大事前监控从而优先降低用人合规性风险;同时通过HR流程,考勤处理,薪资计算,报表分析的自动化处理也缩短HR手工处理的时间,减少了人为处理的出错率;降低门店快速扩张对HR人力需求的压力.

    • 关注门店和职能部门核心岗位人才梯队的建设,促使企业可持续性扩张

    平台支持从门店经营和职能支撑两条线来布局零售连锁企业职业发展路线, 比如门店主管到见习店长到店长到督导到区域营运总监的纵向发展路径或横向职能线的多元化发展通路; 并辅以对应的培训,晋升,激励, 管理授权,文化熏陶配套制度来留住并持续提升核心人才向心力. 各区域经营单位和职能部门负责人可参与对下属核心岗位的后备人才的举荐,定期进行能力差距和业绩评估,并安排后续培训计划;从而逐渐建立企业的人才梯队,提升组织竞争能力.

    • 驱动门店业绩成长,从事务性到过渡到战略性HR管理

    科艺嘉人力资源管理平台将门店经营数据、财务和KPI三大数据源连接起来,实现业务联动的人力资本投资回报分析,然后将管理模预置在各总部区域分公司门店,实现实时监控,并以丰富多样的图表告诉业务经理管理差距和优势,适时发出预警信号,从而使HR报表成为了企业管理层的“第四张报表”.




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