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HRMS如何为管理助力

文章发布者:       发布时间:2014-01-07 09:26:34

  •     人力资源管理系统(Human Resources Management System,简称HRMS)作为人力资源管理的一个计算机工具,可以将企业里从员工招聘、岗位和组织机构设置、培训、技能、薪资和福利、绩效到离职管理等几乎所有与企业里最重要的资产——人相关的信息用数据库统一管理起来,有效地避免了原先由于人力资源相关数据的离散存储而造成的信息不相容、更新和共享困难等问题,使得企业内人力资源的管理得以走向标准化、科学化、数字化和网络化。
       可能是基于以上的原因,很多企业投入了大量的人力、物力和财力开始购买和实施HRMS。但是,对于项目的发起人和项目经理来讲,除了要协调和解决由于运行丁新的系统后造成的人员在工作流程、工作习惯、工作内容、工作量和既得利益上的变化所造成的矛盾之外,还有一个非常突出的问题就是:有投入就要有回报,购买和实施HRMS到底给我们企业业带来什么效益和回报?本文根据作者在实施和使用HRMS中的一些经验和想法,从HRMS如何提高企业的人力资源管理水平,为企业管理助力的角度来和大家分享和探讨。
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    先进的理念和流程,全面提高人力资源的管理水平
       从总体上来讲,HRMS不只是一个人力资源管理的计算机工具,HRMS在开发的过程中一般都有人力资源管理专家、计算机技术专家和财务人员参与,因此,HRMS是在先进的计算机技术基础上融人了先进的人力资源管理理念和流程,从而为企业全面提高人力资源的管理水平提供了可能。现在不少HRMS已经支持包括绩效管理、员工期权计划、员工持股计划、继仟人计划、员工职业生涯发展和员工自助服务等先进的管理理念和操作方法。同时,采用HRMS的企业大多对人力资源管理比较重视。人力资源管理的水平相对而言也比较成熟,作为不断发展的HRMS软件为了满足这些客户的需求,其本身从功能上也蕴涵了这些企业人力资源管理的精髓。
       在HRMS的实施过程中,我们会发现管理水平相对较为完善和合理的企业,实施工作往往会比管理水平相对较差的企业容易,而管理水平较差的企业在实施过程中也会迅速地暴露出本企业在人力资源管理中的问题。如果企业领导层对HRMS项目的实施给予充分的重视,并且有勇于改革的决心和具体的行动,就有可能在企业人力资源管理水平上实现质的飞跃;

    实施的过程,反思和改进的契机
       HRMS不是一个拿来就用的软件系统,它不仅是一种溶合了先进的人力资源管理理念和流程的工具,同时为了满足不同地区、不同行业、不同规模、不同管理方法的客户需求,它也是一种“放之四海而皆准”的系统化管理的框架。HRMS的实施过程就是将商品化软件系统的客户化过程,通过设定的目标,对本企业将要采用功能和信息进行取舍、整合、输入和系统设定,从而形成适合本企业特点的HRMS。
       目前,国内有不少企业历史长、规模大、员工多,管理政策、规章和流程相对陈旧,长期以来由于种种需要,人为地加上很多针对部分员工的、相对短期行为的“补丁”文件,又没有及时更新,从而形成企业里的人力资源管理政策、规章、流程和信息混乱,甚至有不相容,相互矛盾的情况,这就是所谓的大企业病,这些企业如果在很长的时间里没有系统的反思和重组过程,就连组织机构图也需要很长的时间才能确定和画出来,而画出来的组织机构图也会像地图一样复杂,他们的薪资政策和结构不仅会非常繁琐,多达几十项的工资项定义和计算方法还可能因部门而异,更不用说人力资源相关信息的查询、汇总和全面管理了。这些企业领导和部门相关人员则大部分时间忙于开会协调工作,需要数据时,往往会因文件不知道被放在了什么地方,相关数据不知道被放在哪个文件里,需要从不同的文件里抽取数据进行匹配,或者因数据不相容等原因而互相指责。繁琐和不合情理的规章和制度也加剧了信息管理的难度。人力资源管理人员则陷于繁杂的日常工作和数据处理工作中,对企业人力资源管理的现状缺乏全面的了解和掌握。实施HRMS并不只是简单地将信息输入到系统中,用计算机代替手工或半手工的工作,而是一个系统的反思和更新本企业人力资源相关政策、规章、流程和数据的契机。由于实施HRMS需要全面分析现有的政策、规章、流程和信息,在标准的HRMS框架的束缚下重新设定和架构人力资源相关数据的分类,工资项的计算方法和信息项及其内容的补充和整合等。通过这个过程,项目实施人员不仅可以从宏观和微观上清楚地了解到本企业人力资源的管理现状和存在的问题,而且也为调整、理顺和改进提供了宝贵的机会。
    改进招聘方法,合理配置员工
       随着市场竞争的加剧,企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地,人力资源的争夺、重新组织、开发和有效利用已经成为了一个企业生存和发展的当务之急。员工(特别是关键员工)的招聘、组织、开发和留用已经逐渐成为了人力资源管理部门的一项重要任务。而目前很多企业的人力资源部门在企业里仍充当着“救火队员”的角色,一旦由于企业业务发展的需要或员工离职,人力资源部门就会通过各种渠道去“救火”。通过HRMS将相关信息有效地组织起来,有可能实现企业内人力资源的组织、配备和招聘更加科学化、系统化。它主要体现在下面几个方面:
    1.员工招聘
       一旦业务部门需要招聘新员工,往往人力资源部门就会通过刊登广告、参加招聘会、通过熟人介绍,甚至通过猎头公司等等渠道来收集信息。由于招聘需求往往是时间紧、任务急,人力资源部门很难在规定的时间里找到真正合适的人选,从而遭到领导和业务部门的抱怨。而一旦某招聘任务完成以后,这次招聘活动收集到的相关信息以及面试评估结果就会被放到一边,以后很难再被利用。通过HRMS可以建立备用人才库,将由于种种原因这次没有录用但有潜在可能的人才信息(包括面试的结果)统一管理起来,形成企业的备用人才库,当有招聘需求时,可以首先在企业的备用人才库中搜寻相关信息,有效地利用以往的工作记录,缩短招聘周期,提高工作效率。
       在招聘员工时,一般是由企业的人力资源部门进行初选把第一道关,由于职位描述很难将一个职位的具体要求描述得很全面具体,而人力资源部门的员工对招聘需求的理解远不如一线经理,这样招聘的效率和效果都打可能会由于知识的局限性和缺乏有效的沟通而受到影响。通过基于HRMS建立的备用人才库,使一线经理可以直及到系统中去查阅相关人员的全面信息,直接了解到应聘人员的工作经历、特长、技能和以往面试的结果等,有利于企业和部门合理配置员工的人员构成和知识结构,在满是职位需求的的提下,招聘到具有其它技能的“多面手”。
    2.员工配备
       为了适应竞争和提高自身价值的需要,现在有不少人会利用业余时间学习来允实和提高自己,有了一技之长,有些人还得到了相应的证书。一个企业,特别是大型企业,如何发现和充分发挥他们的知识和技能,利用他们所掌握的知识和技能来改进部门的工作,实现企业内人力资源的合理配置还不尽如人意。通过HRMS中的教育、工作经验和技能信息可以在企业里实现人力资源整体的合理配置,这种基于能力和技能的员工配备,可以将有如计算机、外语和财务等技能的员工在各部门调配,这不仅是对学习的鼓励和肯定,有利于他们在企业里发挥各自的特长,将个人的爱好与工作有机地结合起来,在企业里形成爱学习、爱钻研的良好风气,而且还可以亢分利用他们的知识和技能来改进各部门的丁作,提高企业的整体形象,同时也有利于在企业里采用和普及新技术。
    3.继任人计划
       关键员工的流失.无疑会对企业的业务产生非常大的影响。如果在人才市场上一时还找不到合适的对象,通常就会在“矮子”中拔“将军”,在本企业或本部门中找一个相对“合适”的人选来顶替,缺乏系统的继任人计划。而如果被选中的继任人又缺乏相应的工作经验、锻炼和培训,就会给企业的业务“雪上加霜”。通过HRMS中经过整合的信息,可以系统地建立继任人计划,通过对员工的学历、工作经验.、技能、绩效和已经接受过培训的筛选,将部分相对合格的员工列为某个职位的继任人,并针对他们有可能要继任的岗位需求,进行系统的、有目的的锻炼、培训和追踪考察,在关键员工流失后可以及时地补充上去,有效地降低关键员工的流失给企业所带来的损失。
    强化培训管理,系统开发人力资源
       为了增加员工的知识和技能,改变员工的工作态度,使员工认同企业的文化和价值观,满足员工个人职业发展生涯的需要,很多企业已经认识到培训对于企业发展和吸引人才的重要性,纷纷通过送出去、请进来的方法加强企业内的各种培训。然而,使老总们困惑的是虽然化了不少钱,但培训并没有取得相应的效果。造成这种现象的一个重要原因就是由于企业里的培训缺乏有效的需求分析、培训组织和效果追踪。如培训的课程选择和安排不合理;同一种类似的培训可能一名员工会多次参加,而应该参加这种培训的人却没有安排;对培训老师的评价也往往是基于企业里人力资源部和部分参训人员的反馈,不能反映所有培训学员的意见;对培训的效果也缺乏追踪和考核等等。通过HRMS的集成性有可能实现有效的培训管理,如根据个人的培训历史记录、职位需求、继任人计划和个人发展计划中的培训需求合理地安排培训计划;对学员的学习成绩,学员对培训师教学效果的评价以及培训的实际效果进行汇总和分析等等,可以使得企业的培训课程安排更加注重实际效果,减少浪费和对培训师是否称职的评价更加科学和全面。
    整合的信息源,基于知识决策的基础
       良好的信息管理是知识管理的基础,随着企业对人力资源管理的重视和国家相关法律、法规的健全,企业需要管理的人力资源相关信息越来越多,而很多企业原先的人力资源相关信息分散在各个文件和独立系统中,不仅查找和检索困难,信息管理的广度和深度也不同,数据的更新、分享困难,数据的准确性、相容性和及时性得不到有效的保证。HRMS将企此中人力资源管理相关的信息集中管理起来,形成了经过整合的、全面的信息源。企业领导可通过在HRMS中浏览和查询,既可以得到汇总的信息,也可以得到具体的、详细的信息,这些未经过过滤的、第一手的信息,不仅可以活跃他们的思维和触发他们的灵感,而且也可以利用HRMS生成综合的分析报表供决策时参考,从而有效地避免以往决策时拍脑袋的方法,将决策过程从定性改进为定量。如在薪资普调或薪资体系变更前,可以按部门、岗位、学历、工作年限和年龄等生成员工的历史薪资分析报告;在考察本企业人力资源规划时生成按部门的学历、年龄、技能等综合报告;在考虑产品质量和服务出现问题时,可以生成按岗位和员工类别的平均工资、最低工资和最高工资的分析报告等等供企业领导参考,有一个企业曾经有一段时间内一种产品质量出现了问题,由于采用了HRMS,企业领导层在考虑其原因时要求人力资源部门出具一个各部门的人员分类平均薪资报告,从报告中发现生产这种产品的车间的某类员工的平均工资比其它车间类似人员要少很多,当然质量出现问题并不一定是由于工资少所决定的,而各个车间的工作性质也会对工资产生影响,但综合的、定量的分析报告可以给领导层在分析问题和决策时提供参考和帮助。
    易分享的信息源,体现公平、公正、合理
       亚当斯认为,在企业里员工更为关注的不是报酬的多少,而在于报酬的分配中作为员工个人认为他在分配中是否受到了公平的对待。一个企业在规章制度的设定和执行、薪资和福利的分配、提升和晋级以及培训的机会是否能公平、公正和合理,会直接影响到员工的工作态度和热情。试想一下,如果有两名员工都请过病假,一位被扣了病假工资而另一位却没有扣,这位被扣病假工资的员工心里会怎么想?其他员工又会怎么想?员工一旦认为他们自己受到了不公平的对待,可能会迫于就业和权力的压力,员工不敢有所表示,其结果就会是减少付出和出工不出力。再想一下,在我们的企业里什么入比较容易得到晋升,真是那些绩效比较好,有知识、有技能、有能力的员工得到晋升的机会比较大,还是那些善于在领导面前充分展示自己的人?基于原先分散的数据源,即使企业领导重视内部公平性,也会心有余而力不足,只有基于集中的、易分享的信息源才有可能将公平、公正、合理的原则变为现实。因为通过HRMS,所有信息会得到有效的分享:企业高层领导只要通过HRMS为他设立的用户和密码登录系统,就像是进入了本企业人力资源的图书馆一样,可以很方便地查阅到相关信息:在考虑提升和晋级时,老总们可以在HRMS中进行综合查询,所有满足条件的员工都会进入老总们的视线。有些企业领导人也许会说:我在这里已经工作了几十年了,我对我们企业的人员情况了如指掌。实际上往往并非如此,一个公司的上层领导在进行他们企业HRMS培训时,这些共事了很多年,彼此间非常了解的老总们竟互相发现了很多“秘密”更何况这些老总对于企业的其他员工了。
       薪资和福利是留住人才的一个重要因素,企业在考虑到内部公平性的同时,也应该进行相应的市场调查和分析,在薪资和福利政策上体现竞争性和外部公平性。面对员工经常抱怨自己的工资低,觉得自己的付出没有得到合理的补偿,企业往往得不到准确的有说服力的数据,甚至企业的领导也觉得本企业的薪资和福利水平偏低。实际上,工资应该考虑到包括行业、地区、教育背景、技能、年龄、服务时间、绩效和岗位等诸多因素,企业员工可能会讲在某个单位能挣多少钱等等,但是,很多人在抱怨自己工资时却很少客观地考虑到上述种种因素,而与和自己不属于一个类型的人的工资进行比较。通过HRMS,建立规范的职位描述,可以与市场调查和分析的结果进行匹配和比较,从而得到比较科学的结论,既可以避免不必要的支出,降低企业的负担,也可以平衡员工的心态。如果企业的薪资和福利政策确实不合理,也应以市场调查和分析的结果为准绳,根据本企业薪资和福利在市场中的定位,逐步调整并最终与市场接轨。
    减少企业运营风险,提高相关员工的工作责任心
       应该看到,现在还有很多企业的领导,甚至人力资源管理部门的管理人员对企业的现状和国家的相关法律、法规还不是非常了解。在企业中劳动合同的管理、企业的规章制度、薪资政策、社会福利的交纳等等方面还有不少混乱和违规的现象存在。通过使用HRMS,企业领导及相关人员可以从小直接学到不少相关的知识。首先,HRMS中不仅融人了现代人力资源管理的理念,而且通过系统所提供的模块和功能,可以实现国家相关法律、法规的要求,如个人所得税和社会福利的代扣代缴、加班工资的计算设置等等。目前,已有部分HRMS已经将国家相应的法律、法规集成进HRMS,用户可以方便地搜索、查询和学习相关的法律和法规。因此在进入HRMS中查询和浏览相关信息的同时,如果能想一想,HRMS为什么提供如此的模块和功能?从中可以得到不少有益的启发和帮助。
       HRMS不仅能够让企业领导人直接进入到系统中,浏览和查询具体的薪资和人力资源信息,及时发现问题和解决问题,而且面对越来越多的劳动争议,企业往往会因为自身管理的不完善而处于不利的地位。通过HRMS的合同管理和试用期管理等功能可以提醒人力资源管理人员,及时地处理相关事宜,避免由于工作忙或工作疏忽而造成被动局面。
       HRMS与以往分散管理的独立系统或文件相比,还有一个优点,就是人力资源的管理从依赖于人的过程变为了依赖于系统的过程。分散的独立系统和文件造成了相关人员各管一块的现象,使得信息的准确性、及时性和相容性得不到保证,相关信息分享困难,也为相关人员的工作不负责任,甚至舞弊和欺诈提供了可能。而依赖于HRMS系统的过程使得企业人力资源的信息管理和查询不再依赖于某个人,只要系统运行正常和了解系统的使用,在得到系统的授权后,任何人都可以进入系统查取想要了解的信息。在上述的请病假的例子中,造成这个问题的因素会很多,可能是做工资的员工为了方便起见,只是借用了一个工资项,而没有考虑到町能的危害,实施HRMS后,所布信息都在“受控”状态下得到有效的分享,老总们能够直接进入系统,任何错误都有可能会被老总们发现,因而,相关员工的工作责任心也会得到一定的改进,而可能存在的舞弊和欺诈行为一旦发生,系统也会忠实地记载下来,并作为历史资料永久地保存在系统里。
       采用HRMS也是对人力资源管理工作的一种挑战,原来人力资源部门的工作怎样只有该部门的人自己知道,而采用了HRMS之后,企业领导和其他能访问系统的人都可以看到人力资源部门到底掌握多少信息,信息的准确性如何,给人力资源部门带来了压力和改进的动力。
    实现人性化管理,个性化服务
       HRMS不仅能为企业人力资源管理的规范化、系统化和企业决策的科学化出力,它还是企业实行人性化管理和个性化服务的有力工具。通过HRMS的提醒功能可以在员工个人重要的日子到来前,系统自动跳出提示,提醒人力资源部门的同事在诸如员工生口时,给过生日的员工发一个贺卡.道一声‘‘生日快乐”,在员工为本企业服务满十年时,发一封感谢信等等,这样的管理既严肃又亢满人情味,可以使员工感觉到企业作为一个大家庭的温暖。
       传统的福利制度是一种适合所有员工的福利计划。现在有些公司在为所有员工提供相同的基本福利的同时,还提供了附加福利,但由于员工的需要是多样的,有些员工可能会想贷款买房或希望有补充住房公积金,而另一些员工则希望有更好的退休保险,需要补充养老金等等。为了满足不同员工的需求,让有限的资金最大限度地发挥效用,允许员工选择最能满足他们当前需要的福利组合,使报酬个性化,有些公司采用了灵活的福利计划。但是,伴随着个性化服务的实施,人力资源部门会有很大的工作量,有些公司的这类计划就因为工作量的问题而搁浅。e-HR的员工自助服务功能可以作为人力资源部为员工提供个性化服务的有力工具,员工可以直接进入e—HR系统中,根据个人的特点和爱好来申请和选择自己的福利计划以及休假、培训报名及个人信息的更新等等,从而有效地改进人力资源部门提供服务的质量。


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